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Peut-on conserver les différents documents et factures uniquement sous forme numérique ?
question de : Marc

En fait, la question revient à demander si les documents sous forme numérique ont une validité légale ? Et bien en fait, l’appréciation de la valeur légale d’un document va dépendre du type même du document ainsi que de l’ensemble des textes, des lois et des conventions qui le régisse.

Dans de très nombreux cas, oui, les documents numériques sont valides, ce qui signifie que leur valeur légale est la même que celle du document papier. C’est le cas par exemple pour les factures, les bulletins de paies, tous vos documents qui concernent vos gestions courantes sont valables sous forme numérique. Par contre, un contrat n’est pas valable… La numérisation d’un contrat ne permet que de créer une copie ; or la copie ne possède pas la même valeur que l’original au sens du Code civil (qui est le droit des contrats). Mais si vous signez un contrat qui à l’origine est sous forme numérique, là, c’est valide… (Voir les récentes lois sur l’économie numérique).

Une fois vos documents mis sous forme numérique, il y a des précautions à prendre, concernant l'obsolescence des applications informatiques et des formats de fichiers ; Si les logiciels évoluent ou disparaissent, le sens des données binaires stockées risque de devenir inaccessible. C’est le cas lorsque le processus de codage est secret et que seul le logiciel d’origine est capable de le réaliser.

Il est donc indispensable d’utiliser des formats dont les spécifications sont publiques, et de préférence reconnus comme normes internationales. Il est également conseillé d’utiliser des formats courants.
Des migrations seront nécessaires si les documents sont à conserver longtemps car la fragilité et la durée de vie relativement faible des supports vont vous l’imposer.
réponse de : roseau.




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10-11-2017